Современные онлайн-сервисы трансформируют привычное администрирование дел в королевстве. Практический разбор того, как IT-решения избавляют частников от бумажной волокиты и оптимизируют процессы.
В среднем 226 часов в год испанский предприниматель тратит на бюрократические процедуры — такую оценку приводит Национальная федерация ассоциаций autónomos Испании ATA. Это больше месяца полноценной работы: налоги и декларации, Seguridad Social, трудовые формальности, взаимодействие с государственными органами, подготовка и передача документов. Без всего этого бизнес в Испании существовать не может, но напрямую дохода эта работа не приносит. При базовой стоимости часа в 15 евро ATA оценивает затраченное время в 3 390 евро в год.
И это с учетом того, что значительную часть бюрократии предприниматели уже передают хесторам. Кажется, дальше экономить время и деньги просто не на чем. Государство со своей стороны предлагает определенные решения: все больше процедур с Hacienda и Seguridad Social доступно в электронном формате. Но онлайн-сервисы не отменяют обязанность autónomo помнить, проверять, передавать данные и следить за сроками. А у новичка, особенно иностранца, месяцы уходят еще и на то, чтобы разобраться в налоговых тонкостях и административных правилах Испании.
Поэтому способы сократить эту нагрузку ищет и сам рынок.
«В сентябре 2023 года я переехал в Испанию. До этого много лет работал в корпоративном IT и информационной безопасности и здесь тоже планировал развивать технологический проект. Когда начал помогать другим предпринимателям с бизнес-планами и документами, увидел другую задачу. Люди часто не понимали, что именно им нужно сделать, какой специалист нужен и с чем можно справиться самостоятельно. Из этого наблюдения и выросла идея Reglapp», — рассказывает Артур Закиров, основатель платформы. С появлением таких платформ, как Reglapp, меняется и сама модель хесторий. Речь идет не просто об отправке документов через интернет. Клиент и хестор получают доступ к одной системе, где можно выставлять и хранить фактуры, загружать расходы, видеть состояние документов, налоговые обязательства и финансовые показатели бизнеса.
При этом живой хестор из этой системы никуда не исчезает. Технология постепенно берет на себя ту часть работы, ради которой клиенту необязательно каждый раз обращаться к специалисту.
Получена ли моя фактура? Учтен ли расход? Когда следующая декларация? Сколько примерно придется заплатить налогов? Все ли документы переданы? На такие вопросы система может отвечать автоматически — через статус, уведомление или данные в личном кабинете.
А время специалиста остается для ситуаций, где нужны индивидуальная оценка и профессиональная ответственность: можно ли учесть конкретный расход, стоит ли менять форму бизнеса, что делать при требовании Hacienda, как оформить первого сотрудника или как изменятся налоги при росте доходов.
В Reglapp часть типовых вопросов помогает разобрать ИИ-помощник, который обращается к базе знаний с испанским законодательством и официальными разъяснениями налоговых органов. Это позволяет быстрее сориентироваться в вопросе и понять, что нужно уточнить со специалистом.
«Мы строим Reglapp вокруг простой идеи: сначала помочь человеку разобраться в своей ситуации. Если достаточно инструкции, у него должна быть возможность действовать самостоятельно. Если нужен хестор или юрист, ему важно передать уже собранные документы и контекст, чтобы быстрее перейти к решению вопроса», — объясняет Артур.
Именно здесь цифровизация дает пользу обеим сторонам: у клиента и хестора остается больше времени для содержательного разговора. Доверие к специалисту сохраняет свою роль, а обсуждение статуса документов перестает занимать большую часть общения.
Но где именно здесь экономия тех самых 226 часов?
Вернуть предпринимателю весь этот месяц, конечно, невозможно. Значительная часть обязательных процедур никуда не исчезает: налоги по-прежнему надо считать и платить, декларации подавать, а об изменениях в бизнесе сообщать государству. Сократить можно количество действий, которые для этого должен совершать сам autónomo.
Во-первых, сокращается постоянная передача информации из рук в руки. В традиционной схеме предприниматель получает счет или чек, сохраняет его, потом отправляет хестору. Тот переносит данные в свою программу и при необходимости возвращается с уточняющими вопросами. В цифровой системе документы можно загружать сразу, часть данных распознается автоматически, а при наличии банковской интеграции операции связываются с расходами и фактурами. Обе стороны работают с одной и той же информацией.
Второй источник временных потерь — контроль. Получены ли документы? Чего не хватает? Когда следующая декларация? Подана ли она? Сколько денег оставить на налоги? В привычной модели ответы приходится искать в переписке с хестором. В цифровой — статусы, сроки, документы и расчеты собраны в личном кабинете и доступны обеим сторонам.
Третье — повторяющиеся действия. Одни и те же реквизиты, сведения о деятельности, документы и финансовую информацию не нужно каждый раз собирать заново для очередной процедуры. История бизнеса постепенно складывается в единую систему вместо набора отдельных деклараций, писем и PDF. Меняется и момент, когда предприниматель получает информацию о деньгах. Цифровая платформа помогает оценивать будущую налоговую нагрузку еще до окончания квартала и понимать, какую часть поступлений стоит заранее отложить для Hacienda. Пока это предварительный расчет, но он уже дает ориентир для планирования расходов.
Поэтому ценность цифровой хестории измеряется не только количеством заполненных форм. Она сокращает число ситуаций, когда предпринимателю приходится отвлекаться на бюрократию. Если ATA оценивает сегодняшние затраты времени в 226 часов в год, то главный вопрос для нового поколения хесторий остается вполне практическим: какую часть этого месяца можно вернуть бизнесу — для развития и увеличения прибыли?
Подробнее о платформе и возможностях ведения autónomo в Испании — на сайте Reglapp.
